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【パワーポイント365基本】ファイルタブ 情報メニューの説明

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パワーポイントの画面上部には、スライド作成のためにいろんなことができるリボンというものがあり、それぞれ何ができるかは「タブ」によってカテゴライズされています。

今回はそのタブの「ファイル」に格納されている「情報」ブロックについて説明していきます。

「情報」は、プレゼンテーション(パワポのファイルのこと)のプロパティを確認したり、変更したりできます。

プレゼンテーションの保護

プレゼンテーションの保護は、そのものズバリ、扱っているファイルの保護関連メニューがあります。

常に読み取り専用で開く

これを有効にすると、次回から「パスワード設定なしの読み取り専用ファイル」として開かれます。編集をしたい場合にはリボンの下に編集ボタンがあるので、それをクリックすればOKです。うっかり更新を防ぎたいとき、有効にしておけば安心です。

パスワードを使用して暗号化

プレゼンテーションを開くためのパスワードが設定できます。パスを設定して保存すれば、次回からはパスワードを入力しないとファイルが見れなくなります。社外の人に提出する場合とか、機密情報なんかを扱う場合にはパスワードロックが必須。覚えておきましょう。

また、設定したパスワードを解除したい場合は同じ手順でパス入力画面を開き、すでに入力されているパスを消せばOKです。

「名前を付けて保存」からもパスワード設定できるんですが、あちらは「読み取り用」と「書き込み用」の2種類が設定できるので、より高度な保護をしたいならそっちでやりましょう(後述します)。

アクセスの制限

他ユーザーにアクセスを許可するものの、編集・コピー・印刷はできない状態で、他ユーザーのアクセスを許可します。この機能を有効にするにはデジタル署名が必要で、署名のためのデジタルIDをあらかじめ持ってないといけません。

デジタル署名の追加

署名をすることで、自分が制作したものだということ、第三者に改ざんされていないことを証明できます。署名にはデジタル証明書を取得している必要があります。証明書を持っていないと署名できません。

お仕事によっては署名が必須なこともあると思いますので、必要に応じて署名しましょう。

最終版にする

これはけっこう便利な機能で、僕もよく使っています。最終版にすると「読み取り専用」として保存され、ファイルを開いたときには画面上部に「これが最終版ですよ」っていうメッセージが出るんです。

スライド制作にかかわっているすべての人に、これで完成だと理解してもらえるし、それ以上の編集を防げます。プレゼンテーションが完成したら最終版にするのをお勧めしますよ。

ちなみに解除も可能です。「最終版だよ」ってメッセージの横に「編集」ボタンが表示されるんで、いつでも編集ロックを解除できます。

プレゼンテーションの検査

製作したプレゼンテーションを公開する前に、マズイところはないかな? っていうのをパパっと確認したいときに使うツールです。

ドキュメント検査

うっかり個人情報がはいってないかな? 外部から読み込んでいるファイルはあるかな? みたいなのが気になるときは、ドキュメント検査をしてください。

コメントと注釈、プロパティと個人情報、別のアプリが入っている、埋め込みのドキュメントが入ってる、非表示のままにしてるコンテンツがある、などなど。10項目ほどのチェックができて、不要な情報の削除もそこからできます。

制作期間が長いほど、不要なものを消し忘れていたり、前半と後半でレギュレーションがぶれてたり。あと、ノートに余計なことを書いてたりするので、納品前には必ずこれを使ってチェックしています。

アクセシビリティチェック

作成したスライドを視覚に障碍のある方が見る際、読み取りにくい内容になっていないかをチェックしてくれます。

図形には代替テキストが含まれているか? とか、スライド内に配置されたコンテンツに番号が振られているか? といったチェックをしてくれて、問題があった場合には修正方法もセットで教えてくれる機能です。

互換性チェック

以前のパワーポイントでサポートされていない機能が使われてるかをチェックしてくれます。自分が作成したパワーポイントファイルを他者に渡す場合に、先方のパワーポイントが2003とかだったりしたら上手く表示できない問題が発生するかもです。

これって、ないとは言い切れないんですよね。だから互換性チェックをして、問題があったら「ppt」で保存するなど臨機応変に対応しましょう。

プレゼンテーションの管理

まだ保存していないファイルの回復と、保存されていないプレゼンテーションの削除ができます。どういうことかというと、

保存されていないプレゼンテーションの回復

うっかり保存せずに閉じちゃったファイルでも、「そのファイルの最新版のコピー」が実は保存されているんですよね。そこから復元できるんで、うっかり保存を忘れても大丈夫! な頼れる機能です。

保存されていないプレゼンテーションをすべて削除

これは上で説明した、「ファイルのコピー」を全部削除します。

プロパティ

開いてるファイルのプロパティが表示されるブロックで、いろんな情報が出てます。ファイルサイズはどれくらいなのとか、スライドは何枚なのとかいったスライドの状態を表示してます。

また、いつ作成されていつ更新されたのか、誰が作って誰が更新したのかっていう情報も出ています。

複数人で一つのファイルをやり取りする場合とか、半年前のファイルを改修してほしいなんて言われたときは、割と重要なブロックです。自分以外の誰が触ったのかを確認する必要があるので。

ファイルタブ「情報」のまとめ

ということで、ファイルタブの中にある「情報」について説明しました。

基本的には、普段あまり確認しないところだと思います。でも何気に重宝する機能が集約されているので、必要に応じて使ってみてください。

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