パワーポイント上部にある「ファイル」タブ。この中にあるメニューは、ファイルの情報を確認したりオフィスアカウントの情報を確認したりといった風に、バックヤード的な機能が揃っています。
今回はそのファイルタブの中にある、以下のメニューについて説明していきます。
- 新規
- 開く
- 上書き保存
- 名前を付けて保存
この４つは、新しくプレゼンテーションファイルを作る、以前作ったファイルを開く、既存のファイルに上書きする、新しい名前で保存するという機能を持っています。
名前から想像するとすごくシンプルに思えるんですけど、実は便利な機能を備えているメニューもあるので、この機会にそれを理解してもらえればうれしいです。
新規
「新規」は新しいプレゼンテーションを作るメニューです。新規をクリックすると、真っ白な「新しいプレゼンテーション」のほかに、色んなデザインのテンプレートが表示されます。
これらはもともとパワーポイントにプリセットされているものもありますし、ネットにつながっている状態ならオンラインテンプレートとして表示されているものもあります。
パワーポイント初心者っていう人なら、こういったテンプレートを参考に作っていくのもアリなんじゃないでしょうか。
検索窓が用意されているので、自分が見てみたいものを調べてみましょう。検索結果のビューには、他のカテゴリなんかも表示されます。無料でいろんなテンプレを見れるんで、けっこういいと思います。
ただ、めちゃくちゃハイクオリティっていうわけでもないので、あくまで参考程度にしてください。
開く
開くをクリックすると、既存のファイルを開くことができます。通常はデスクトップ上（など）にあるpptファイルから直接パワポを立ち上げると思うんですけど、ここからPC内にある各フォルダからファイルを指定して開けます。
あと最近使ったプレゼンテーションの候補から選択したり、OneDriveを使っているならそこからも開けます。
上書き保存
上書き保存は読んで字のごとく、編集中のファイルをそのまま上書きする形で保存します。当然のことなんですけど、上書き保存してファイルを閉じてしまうと、前回のアンドゥやリドゥは使えませんので注意してください。
名前を付けて保存
新規のプレゼンテーションを保存するときや、既存のファイルを違う名前で保存したいときに使いのが「名前を付けて保存」です。
ファイル名を入力するフォームの下には、拡張子を選択するドロップダウンメニューがあります。デフォルトは「pptx」になっていますが、マクロが有効になった「.pptm」、パワーポイント旧バージョンと互換のある「.ppt」などなど。いろんなファイルに対応しています。
その下には「その他のオプション」というのがありまして、それをクリックすると保存用のウィンドウがポップします。ここではいろいろできまして、通常通りファイル名の入力と拡張子変更のほか、ファイルの作成者やタグ・タイトルも編集できます。
また、「ツール」というのがあるんですけど、これが重要です。「ツール」ではネットワークドライブの割り当て、保存オプション、全般オプション、画像の圧縮なんかができます。
で、何が重要かと言うと、全般オプションです。全般オプションではファイルに対して、読み取り用と書き込み用のパスワードロックができるんです。
他人に編集させたくない場合は読み取り用のパスのみを伝えたり、共同編集者がいる場合は両方を共有。関係ない人間には見せない、っていうのができるんですね。
このパスロックは使用頻度が高いので、覚えておきましょう。
新規・開く・上書き保存・名前を付けて保存のまとめ
ということで、パワーポイントファイルタブの中にあるメニューのうち、「新規・開く・上書き保存・名前を付けて保存」について説明してきました。
いちばん大事なのは「名前を付けて保存」の「全般オプション」でできるパスワードロックです。これはしっかり覚えておいてください。